Respuesta breve
Un plan de respaldo de viaje reúne unas pocas cosas preparadas de antemano: copias de sus documentos en dos lugares, reservas y mapas disponibles sin conexión, otro medio de pago separado del primero, medicinas y lo imprescindible para un día en cabina, el teléfono de urgencias de su aseguradora y una nota con las normas de pasajeros de su ruta. Donde rigen las normas de la UE, la cancelación de un vuelo permite elegir entre reembolso, transporte alternativo o regreso, según el portal oficial Your Europe.
Tres fallos corrientes que un itinerario perfecto no absorbe
Los viajes rara vez fracasan por motivos exóticos. Fracasan de tres maneras corrientes: cambia el transporte, con un retraso, una cancelación o una conexión perdida; se extravían las pertenencias, cuando una maleta se queda atrás o se pierde un teléfono; o desaparece el acceso, porque bloquean una tarjeta o falta un documento. Un itinerario es un único camino. Un kit de respaldo es lo que permite salirse de él.
La lista de comprobación para viajar al extranjero del Ministerio de Asuntos Exteriores británico (Foreign, Commonwealth & Development Office) tiene un apartado titulado «Prepárese para lo inesperado». Su primer punto es un plan de respaldo para acceder a la información clave, como los datos del alojamiento, del vuelo y del pasaporte, los teléfonos de contacto y la póliza del seguro, por ejemplo por si pierde el teléfono.
Un plan de respaldo de viaje es pequeño: algo de papel, unos cuantos archivos en el teléfono y un equipaje de mano bien hecho. Tiene seis partes, que se repasan a continuación: documentos, acceso sin conexión, dinero, lo imprescindible, derechos del pasajero y datos del seguro. Una hora basta para reunirlo.
Copias de los documentos en dos lugares y una revisión antes de salir
Copie lo que sería difícil reponer en el extranjero: la página del pasaporte con la fotografía, los visados o permisos de entrada, los billetes, las confirmaciones del alojamiento, la póliza del seguro y las recetas. Guarde las copias en dos lugares, uno digital y otro en papel separado de los originales. La lista británica sugiere compartir esa información con familiares o amigos o guardarla en una plataforma en línea segura.
La misma lista añade detalles fáciles de pasar por alto. Firme su pasaporte y rellene la página de contactos de emergencia. Lleve un segundo documento de identidad con fotografía. Compruebe que el pasaporte cumple los requisitos de entrada del país que visita, porque puede exigirse que siga vigente durante un periodo determinado tras el final del viaje. Si viaja con niños, averigüe si hacen falta documentos adicionales.
Las normas de entrada son la parte volátil. Las páginas para viajeros de la IATA, la asociación del sector aéreo, advierten de que las normas cambian a diario, de que llevar la documentación correcta no garantiza la entrada, porque deciden las autoridades de inmigración locales, y de que conviene volver a comprobar los requisitos cerca de la salida. Anote en la copia la fecha de su última comprobación.
Reservas y mapas que se abren sin cobertura
El teléfono es el único punto de fallo: tarjeta de embarque, dirección del hotel, mapa, banco y traductor en un solo objeto. Los contratiempos tienen la costumbre de llegar junto con una batería agotada o sin conexión. Por eso, guarde las tarjetas de embarque y las confirmaciones de reserva como archivos, haga capturas de los códigos de reserva y descargue el mapa de la ciudad de llegada para usarlo sin conexión.
Una batería externa cargada y su cable van en el equipaje de mano: las indicaciones de la IATA para viajeros dicen que todos los dispositivos con baterías de litio y las baterías de repuesto deben llevarse únicamente en el equipaje de mano. Si en la puerta de embarque le retiran la maleta de cabina para llevarla a la bodega, añade, saque antes los dispositivos y las baterías.
Escriba una tarjeta a mano. En ella van los localizadores de las reservas, la dirección del alojamiento de la primera noche y los teléfonos de la aerolínea, la aseguradora, su banco y un contacto en casa. La lista británica pide a sus ciudadanos anotar cómo contactar con la embajada o el consulado más cercanos; los de otras nacionalidades pueden hacer lo mismo. Lleve la tarjeta en un bolsillo, no en una maleta que puedan quitarle.
Un segundo medio de pago, guardado lejos del primero
La misma lista nombra un fallo muy actual. Aconseja asegurarse de que podrá disponer de dinero suficiente para gastos imprevistos, o para arreglárselas si falla su medio de pago principal, y pone un ejemplo: ha perdido el teléfono y no puede completar la autenticación en dos pasos. La tarjeta está intacta, pero el código de confirmación viaja hacia un dispositivo que usted ya no tiene.
El remedio es la separación. Lleve dos tarjetas, a ser posible de bancos distintos, y guárdelas en sitios diferentes, una en la cartera y otra en el equipaje de mano. Añada una cantidad modesta de efectivo, suficiente para un taxi, una comida y una noche. Averigüe antes de salir cómo aprueba su banco los pagos cuando el teléfono no está disponible, y anote en la tarjeta manuscrita el número para bloquear la tarjeta bancaria.
Un contratiempo suele costar dinero antes de devolverlo. Para los vuelos amparados por las normas de la UE, el portal Your Europe dice que, si no se ofrece asistencia y usted paga sus comidas y bebidas, la aerolínea debe reembolsárselas siempre que los gastos hayan sido necesarios, razonables y adecuados, y que conviene guardar todos los recibos. Una segunda tarjeta y un sobre para recibos van en el mismo bolsillo.
Lo imprescindible en cabina para una noche sin la maleta
Las medicinas, primero. Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de Estados Unidos (CDC) aconsejan llevar los medicamentos en el equipaje de mano por si la maleta se pierde o se retrasa, y en cantidad suficiente para todo el viaje más un extra por si hay demoras. Manténgalos en sus envases originales y etiquetados, lleve copias de todas las recetas con los nombres genéricos y deje otra copia en casa con un amigo o un familiar.
Las normas sobre medicamentos varían según el país. Los CDC advierten a los viajeros estadounidenses de que un fármaco que en su país se receta habitualmente puede no estar autorizado o considerarse sustancia controlada en otro, y aconsejan consultarlo con la embajada del destino y de los países donde se haga escala. Son indicaciones generales; sobre su propio tratamiento, pregunte a su médico o farmacéutico antes de viajar.
Después prepare un día sin la maleta: una muda de ropa, artículos de aseo básicos dentro de los límites de líquidos de los aeropuertos por los que pase, gafas o lentillas de repuesto, cargadores, llaves y lo que necesite un niño para una noche. Si la maleta facturada no llegara, ¿podría dormir, asearse y presentarse mañana en condiciones con lo que lleva en la cabina?
Lo que las normas de la UE exigen a la aerolínea tras una cancelación o un retraso
Los derechos del pasajero dependen de dónde vuele. Lo que sigue es Derecho de la Unión Europea tal como lo resume Your Europe, el portal oficial de la UE, y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas se aplican a los vuelos dentro de la UE con cualquier aerolínea, a los que salen de la UE hacia otro país con cualquier aerolínea y a los que llegan a la UE cuando los opera una aerolínea de la UE. También abarcan los vuelos con origen o destino en Islandia, Noruega y Suiza.
Si se cancela un vuelo cubierto, usted tiene derecho a elegir entre reembolso, transporte alternativo o regreso, y a asistencia en el aeropuerto. La indemnización procede cuando le informaron con menos de 14 días de antelación, salvo que la aerolínea demuestre circunstancias extraordinarias que no habrían podido evitarse. El cuadro de la página da 250 euros para vuelos de 1500 km o menos, 400 euros para vuelos más largos dentro de la UE y otros vuelos de hasta 3500 km, y 600 euros a partir de ahí.
Llegar al destino final con tres horas o más de retraso da derecho a indemnización, salvo que la causa haya sido extraordinaria. Tras un retraso de al menos cinco horas en la salida, la aerolínea debe reembolsar el billete y, si hay conexión, ofrecer un vuelo de regreso al aeropuerto de salida. Mientras espera, debe proporcionarle comida y bebida, y hotel si la salida pasa al día siguiente. Lea la página antes de cada viaje, porque las cifras y las condiciones pueden revisarse.
Equipaje perdido, retrasado o dañado: plazos que se cuentan en días
La misma página de la UE trata el equipaje. Si el equipaje facturado se pierde, se daña o se retrasa, la aerolínea es responsable y usted tiene derecho a una indemnización de hasta 1300 euros aproximadamente, salvo que el daño se deba a un defecto propio de la maleta. En el caso del equipaje de mano, la aerolínea responde si el daño es culpa suya.
Los plazos son cortos. La reclamación por pérdida o daños del equipaje debe dirigirse por escrito a la aerolínea en un plazo de 7 días, o de 21 días desde su devolución si se retrasó, y no existe un impreso estándar para toda la UE. En la práctica, comunique el problema en el mostrador de equipajes de la aerolínea antes de salir de la sala y conserve la referencia que le den.
La preparación facilita la reclamación escrita. Antes de viajar, fotografíe la maleta y su contenido y guarde una lista. Para los objetos caros, Your Europe considera aconsejable contratar un seguro privado, o pedir a la aerolínea, pagando una tarifa y como muy tarde al facturar, un límite de indemnización más alto. Mejor aún, no los facture: documentos, medicinas, aparatos electrónicos y llaves viajan en la cabina.
Los datos del seguro y los diez minutos que completan el kit
Este artículo no recomienda ninguna póliza ni la interpreta. Sí puede referir lo que dice la lista británica: contrate un seguro de viaje adecuado en cuanto reserve, compruebe que cubre los lugares que visitará, la duración del viaje y las actividades previstas, e informe a la aseguradora de sus problemas de salud. También aconseja imprimir los documentos del seguro médico y llevar una copia.
Para el kit bastan tres datos: el número de póliza, el teléfono de emergencias de la aseguradora y una nota con los documentos que su propia póliza pide cuando ocurre algo. Sea cual sea la póliza, las pruebas ayudan. Pida a la aerolínea que confirme por escrito el retraso o la cancelación, apunte las horas y guarde los recibos.
Los últimos diez minutos en casa completan el plan de respaldo de viaje. Compruebe que las copias están en dos lugares, que los archivos se abren sin conexión y que las tarjetas van en bolsillos distintos. Ponga las medicinas y lo esencial de un día en la bolsa de cabina, y la tarjeta manuscrita en un bolsillo. Si hay que reclamar, Your Europe marca el orden: escriba primero a la aerolínea y, si no responde en dos meses o la respuesta no le satisface, acuda a la autoridad nacional del país donde ocurrió el incidente.
Lista práctica
- Guarde copias del pasaporte, los billetes, las reservas, el seguro y las recetas en un almacenamiento en línea seguro y en papel, lejos de los originales.
- Descargue las tarjetas de embarque, las confirmaciones de reserva y un mapa del lugar de llegada para que se abran sin cobertura.
- Lleve una segunda tarjeta de pago y algo de efectivo en un lugar distinto de la cartera principal, con el número de bloqueo de su banco anotado.
- Ponga medicinas, recetas, cargadores, una batería externa y lo necesario para un día en el equipaje de mano, nunca en la maleta facturada.
- Guarde todos los recibos y pida a la aerolínea confirmación escrita del retraso o la cancelación antes de salir del aeropuerto.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un kit de respaldo para viajar?
Seis cosas: los documentos copiados en dos sitios, uno en línea y otro en papel; reservas y mapas guardados en el teléfono para usarlos sin conexión; una tarjeta de reserva y algo de efectivo, lejos de la cartera principal; medicinas y lo necesario para una noche en el equipaje de mano; una tarjeta escrita a mano con teléfonos y localizadores; y una copia guardada de las normas de pasajeros aplicables en el país de salida.
¿A qué tengo derecho si cancelan mi vuelo en la UE?
Según el portal Your Europe de la UE, en un vuelo amparado por las normas europeas la elección entre tres soluciones es suya: reembolso, transporte alternativo o regreso. A ello se suma la asistencia en el aeropuerto. Corresponde una indemnización de 250, 400 o 600 euros, según la distancia, si el aviso le llegó cuando faltaban menos de 14 días para la salida, excepto en circunstancias extraordinarias que la aerolínea no pudo evitar, y puede reducirse o excluirse cuando se ofrece un transporte alternativo adecuado. Consulte la propia página antes de fiarse de cualquier cifra.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar por un equipaje perdido o retrasado?
Con las normas de la UE descritas en Your Europe, dispone de 7 días para escribir a la aerolínea por una maleta perdida o dañada, y de 21 días desde el día en que recibe una maleta retrasada. El límite de responsabilidad indicado es de aproximadamente 1300 euros. Para los trayectos que quedan fuera de esas normas, lea las condiciones de su billete y las indicaciones del regulador del país correspondiente, y en todo caso comunique el problema en el aeropuerto.
¿Las medicinas van en el equipaje de mano o en la maleta facturada?
En el equipaje de mano. Es el consejo de los CDC, la agencia de salud pública de Estados Unidos, y el razonamiento es sencillo: una maleta facturada puede extraviarse o llegar tarde. Mantenga los medicamentos en el envase etiquetado en que se los entregaron, lleve algo más de lo que exige el viaje y tenga a mano las recetas. Como algunos fármacos están restringidos en otros países, compruebe las normas del destino y de los países de escala, y comente su propio tratamiento con un médico o farmacéutico antes de viajar.
¿Se aplican los derechos de los pasajeros aéreos de la UE a vuelos fuera de Europa?
En parte. Your Europe indica que las normas se aplican cuando un vuelo sale de la UE hacia un país no perteneciente a la UE, sea cual sea la aerolínea que lo opere, y cuando un vuelo llega a la UE desde fuera si lo opera una aerolínea de la UE. No se aplican si ya ha recibido prestaciones por el mismo viaje con arreglo a la legislación de un país de fuera de la UE. Las demás rutas se rigen por las normas de los países correspondientes, que deberá consultar por separado.