Consejos de diseño de presentaciones: tipografía, contraste, patrón de diapositivas y derechos

Una idea por diapositiva es una regla que se puede comprobar

Los consejos de diseño de presentaciones suelen sonar a gusto personal, así que empieza por los que se pueden comprobar. Una diapositiva contiene una idea si puedes decirla en una sola frase sin la palabra y. Si necesitas la y, tienes dos diapositivas. La prueba funciona en la fase de planificación, antes de elegir ningún color, y obliga a aclarar el contenido antes de embellecerlo.

Una presentación construida así es más larga en diapositivas y más corta en palabras, y es el intercambio correcto. El público lee una diapositiva en segundos y luego te mira, y la diapositiva debe haberle dado un motivo para escuchar. Cuando lleva cinco puntos, los leen los cinco, dejan de escuchar y no recuerdan ninguno. Cuando lleva uno, el ponente añade los otros cuatro hablando.

Escribe cada título como una conclusión

Una etiqueta como Mercado o Resultados dice al espectador dónde está. Una conclusión como Los pedidos de clientes recurrentes crecieron cada trimestre le dice qué creer. Pon la conclusión en el título y usa el resto de la diapositiva como prueba. Quien lea solo los títulos debería poder seguir todo el argumento.

Esto tiene además un beneficio de accesibilidad. La guía de Microsoft para hacer accesibles las presentaciones de PowerPoint dice que un paso sencillo es dar a cada diapositiva un título único y descriptivo, aunque no sea visible. Un título único ayuda a quien no ve la diapositiva, o a quien recorre el esquema, a distinguir una de otra. Títulos repetidos como Resumen, seis veces, no ayudan a nadie y suelen indicar que la diapositiva aún no tiene conclusión.

Tamaño de letra y tipografías según Microsoft

La misma página de Microsoft da cifras concretas. Recomienda un tamaño de fuente de 18 puntos o más, fuentes sans serif y espacio en blanco suficiente, y cita Arial y Calibri como ejemplos conocidos. Desaconseja las mayúsculas continuas y el exceso de cursivas o subrayados, y recomienda alinear los párrafos a la izquierda.

Son pautas de accesibilidad, pero también valen para una sala de reuniones. Una diapositiva que no se lee desde la última fila es un documento impreso, no una diapositiva. Si el texto no cabe a 18 puntos, la solución es recortar texto o pasar a otra diapositiva, no reducir la letra. Bastan dos tipografías: una para títulos y otra para el cuerpo. Deja márgenes generosos y separa los bloques con espacio vacío en lugar de líneas y recuadros.

Contraste: las referencias de 4,5 a 1 y de 3 a 1

Las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web, criterio de conformidad 1.4.3 de nivel AA, exigen una relación de contraste de al menos 4,5 a 1 para el texto y las imágenes de texto, y de al menos 3 a 1 para el texto de gran tamaño. Se escribieron para la web, pero son la referencia publicada más clara para un gris claro sobre blanco o un azul pálido sobre una fotografía. Hay comprobadores gratuitos que calculan la relación a partir de dos colores.

La guía de Microsoft añade dos cautelas. No dependas solo del color para transmitir significado, por ejemplo al marcar un enlace o una advertencia, y añade un subrayado a los enlaces de color. Y recuerda que un comprobador automático puede pasar por alto problemas de contraste, como el texto en un cuadro transparente sobre una imagen, así que mira la diapositiva real en una pantalla real.

Gráficos y tablas que nombran su conclusión

Un gráfico merece su lugar cuando el espectador ve la conclusión en tres segundos. Nombra la conclusión en el título, elimina todo lo que no la apoye y marca la única barra o línea que importa. Un gráfico con diez series y leyenda es una página de informe y pertenece a la versión que se envía. En la diapositiva presentada, muestra las dos o tres series que necesita el argumento y rotúlalas directamente en el gráfico.

Sobre las tablas, la guía de Microsoft dice evitarlas cuando sea posible y presentar los datos de otro modo, y mantener una estructura simple con encabezados de columna si son necesarias. La misma página pide texto alternativo en las imágenes: una o dos frases sobre contenido y propósito, sin empezar por una imagen de. Si hay texto dentro de una imagen, repítelo en la diapositiva, porque una imagen de texto no se puede leer en voz alta como texto.

Un patrón o tema mantiene la presentación coherente

La coherencia es la forma más barata de parecer profesional, y nace de un solo lugar. La ayuda de Google Slides define un tema como un grupo preestablecido de colores, fuentes, fondo y diseños. Un cambio con la opción Añadir al tema aplica un color a toda la presentación, y la opción Editar colores del tema modifica los colores que forman el tema.

Microsoft aporta la otra mitad del consejo. Usa los diseños de diapositiva integrados, pensados para que el orden de lectura sea el mismo para quien usa un lector de pantalla y para quien ve, y usa una plantilla accesible con colores, contraste y fuentes uniformes. No dibujes un cuadro de texto en medio de una diapositiva en blanco. Elige el diseño, escribe en su marcador de posición, y el título, el orden y la alineación llegan solos.

Para un equipo esto importa más que cualquier diapositiva. Cuando el patrón lleva el logotipo, las fuentes y la paleta, un colega nuevo arma una presentación correcta en una tarde. Cuando no, cada presentación es única, y el coste de arreglarlas vuelve cada trimestre.

Derechos de imagen, notas del ponente y la versión que se envía

Una imagen hallada en línea no es libre por defecto. Creative Commons describe sus licencias como una forma estandarizada de dar permiso por adelantado, y todas incluyen BY, que exige dar crédito al creador. El elemento NC permite solo el uso no comercial, y una presentación de ventas es un uso comercial. El elemento ND prohíbe las adaptaciones, por lo que una copia recortada o recoloreada puede no estar permitida. Lee la licencia de cada imagen que conserves.

Las diapositivas para presentar y las diapositivas para leer son dos documentos. La presentación es escasa, con el argumento en la voz del ponente. La versión que se envía tiene las notas escritas en texto breve y el gráfico denso restituido, porque nadie estará allí para explicarlo. Haz la segunda a partir de la primera y nombra los enlaces por la página a la que llevan, como aconseja Microsoft, en lugar de escribir haz clic aquí.

Mantén una lista corta de fuentes en la última diapositiva de la versión que se envía. Una afirmación con fuente nombrada, fecha y enlace se lee de otro modo que una sin ellos, y la lista muestra al lector qué cifras comprobaste tú mismo.

Una lista previa al envío y qué preparar para un estudio

Antes de enviar una presentación, revisa diez cosas: una idea por diapositiva, conclusiones como títulos, títulos únicos, texto de al menos 18 puntos, contraste por encima de las relaciones, texto alternativo en las imágenes, enlaces nombrados por su destino, licencias de imagen registradas, un orden de lectura que coincida con la diapositiva y un archivo que abra en otro ordenador. Imprime una diapositiva del tamaño de una postal: si no puedes leerla, tu público tampoco.

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